Conformité au Québec : mentions obligatoires, consentements et gouvernance IA en RH

L’intelligence artificielle (IA) transforme profondément le secteur des ressources humaines (RH), notamment en matière de recrutement. Que ce soit pour le tri des CV, les entretiens automatisés, ou l’analyse prédictive des talents, les outils d’IA apportent un gain d’efficacité indéniable. Cependant, cette révolution technologique s’accompagne de défis majeurs relatifs à la conformité juridique, particulièrement au Québec, où la protection des données personnelles est au cœur des préoccupations. Cet article vous propose un tour d’horizon complet des mentions obligatoires, des consentements requis et des bonnes pratiques de gouvernance en matière d’IA appliquée aux RH.

1. Cadre juridique québécois applicable à l’IA en RH

Le Québec dispose de normes rigoureuses en matière de protection des renseignements personnels, notamment à travers la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP), souvent citée comme la loi 25 depuis sa récente révision. Cette loi encadre strictement la collecte, l’utilisation et la communication des données personnelles des citoyens, incluant celles recueillies via des outils d’IA en recrutement.

Loi 25 : enjeux et obligations

Adoptée pour moderniser le cadre légal, la Loi 25 impose notamment :

La transparence accrue sur les finalités de la collecte de données.
Le consentement explicite des individus pour l’utilisation de leurs informations.
L’obligation de mettre en place des mesures de sécurité appropriées.
Le respect des droits d’accès, de rectification et d’opposition aux données.

Dans le contexte RH, ces obligations impactent directement la manière dont les employeurs peuvent exploiter l’IA, notamment lors des phases de recrutement, de gestion des candidatures et d’évaluation des employés.

2. Mentions obligatoires lors de l’utilisation de l’IA en recrutement

L’utilisation d’IA en recrutement nécessite une communication claire et complète vis-à-vis des candidats. Voici les mentions clés que tout recruteur québécois doit impérativement intégrer dans ses processus :

a) Information claire sur le traitement des données

Les candidats doivent être informés de manière claire et accessible sur :

Quels renseignements personnels sont collectés (CV, réponses aux questionnaires, vidéos d’entrevue, etc.).
L’objectif précis du traitement (évaluation de la candidature, présélection, suivi RH).
La nature de l’outil IA utilisé, avec une explication simple de son fonctionnement, notamment si le candidat est évalué par un algorithme.

b) Finalités spécifiques et durée de conservation

Les finalités doivent être précises et légitimes. Par exemple, si l’IA est utilisée pour analyser la présence de compétences clés via du traitement de langage naturel, cette finalité doit être explicitement mentionnée.

La durée de conservation des données collectées doit aussi être communiquée. Par exemple : « Vos informations seront conservées pour une période maximale de 24 mois à compter de la fin du processus de recrutement. »

c) Mention des tiers et transfert de données

Si le traitement des données est confié à un fournisseur externe (par exemple un éditeur de logiciel IA basé hors Québec), il est obligatoire d’indiquer cette situation ainsi que les mesures prises pour assurer la sécurité et la confidentialité.

3. Consentements requis : vers un consentement éclairé et explicite

Le consentement n’est pas qu’une simple formalité, surtout dans le cadre de l’IA en RH. La Loi 25 impose que ce consentement soit libre, éclairé, spécifique et univoque.

Comment obtenir un consentement valide ?

Prévoir une étape dédiée dans le formulaire de candidature où le candidat accepte explicitement l’usage de l’IA.
Rédiger des mentions compréhensibles, sans jargon technique, expliquant comment fonctionne l’outil, ses finalités et leurs droits.
Offrir la possibilité de refuser l’usage de l’IA sans pour autant exclure le candidat du processus, si possible, afin de ne pas contrevenir au principe d’équité.

Exemples concrets

« En soumettant ma candidature, j’autorise [nom de l’entreprise] à analyser mes informations à l’aide d’un outil d’intelligence artificielle afin d’évaluer mes compétences pour ce poste. »
Une case à cocher distincte doit être prévue, ne pas la pré-cocher automatiquement.

Droits des candidats sur leurs données

Les candidats peuvent à tout moment demander l’accès, la correction ou la suppression de leurs données. Ils peuvent aussi s’opposer à un traitement automatisé qui aurait des effets significatifs sur eux.

4. Gouvernance de l’IA en RH : établir un cadre éthique et responsable

Au-delà des obligations légales, la gouvernance de l’IA en RH doit intégrer des principes éthiques pour garantir transparence, impartialité et respect des droits humains.

a) Audit et transparence de l’algorithme

Audit régulier des outils IA pour vérifier absence de biais discriminatoires (âge, genre, origine, handicap).
Mise à disposition d’un rapport de transparence sur le fonctionnement et les critères utilisés par l’IA.

b) Implication de spécialistes multidisciplinaires

La conception, le déploiement et le suivi des outils IA en RH doivent impliquer :

Des experts en droit des données,
Des professionnels des RH,
Des spécialistes en éthique,
Des data scientists.

Cette collaboration garantit l’équilibre entre performance et respect des normes.

c) Formation des équipes RH

Les utilisateurs des systèmes IA doivent être formés aux risques et limites de l’IA : savoir interpréter les résultats sans surconfiance, détecter les erreurs et réagir de manière appropriée.

5. Idées pratiques et conseils actionnables pour une conformité réussie

Pour les entreprises québécoises souhaitant intégrer l’IA en recrutement, voici un plan d’action :

Évaluer la conformité du logiciel IA choisi avant déploiement : vérifier s’il respecte les standards québécois et si le fournisseur offre des garanties suffisantes.
Rédiger un avis de confidentialité spécifique intégrant toutes les mentions obligatoires liées à l’IA.
Implémenter un module de gestion des consentements clair et accessible dans le processus de candidature.
Mettre en place un comité de gouvernance IA : suivi de conformité, gestion des risques éthiques.
Consulter régulièrement les mises à jour légales, notamment avec l’évolution rapide de la Loi 25 et des bonnes pratiques en IA.
Documenter toutes les procédures et garder trace des accords et décisions, en cas de contrôle ou audit.

Conclusion

L’intégration de l’intelligence artificielle dans les processus RH au Québec est une opportunité majeure pour optimiser le recrutement et la gestion des talents. Toutefois, cette modernisation doit impérativement s’accompagner d’une conformité rigoureuse aux exigences de la Loi 25 et d’une gouvernance responsable. En renseignant clairement les candidats, en obtenant leur consentement explicite et en assurant une gestion transparente et éthique des données, les employeurs peuvent non seulement se conformer à la réglementation, mais aussi gagner en confiance et en réputation. En définitive, une approche équilibrée permet d’exploiter tout le potentiel de l’IA au service des ressources humaines, tout en respectant les droits fondamentaux des individus.